Na konferenci Forum Elektromobilita 2025 jsme měli možnost předvést, jak může vypadat plně digitalizovaný proces akreditací.
Během dvou dní prošlo akreditačním centrem několik stovek účastníků – od médií a partnerů po technické týmy – a celý proces běžel rychle, přehledně a bez papírování.

🎥 Podívejte se na video z akce, kde vše ukazujeme v reálném provozu.

Co akreditační systém řeší

Hlavním cílem je efektivní řízení a kontrola akreditací.
Systém propojuje několik kroků do jednoho rozhraní:

• online přihlašovací formulář,
• schvalování účastníků,
• tisk a evidenci akreditačních karet,
• kontrolu vstupů přes čtecí terminály,
• statistiky a export dat.

Dalším přínosem je tvorba bezpečné databáze akreditovaných osob – v souladu s GDPR – která umožňuje další práci s médii a partnery.

 

Z čeho se systém skládá

📝 Online formulář

Každá událost může mít vlastní přihlašovací formulář přizpůsobený typu účastníků.
Je responzivní, přehledný a umožňuje sběr přesně těch dat, která organizátor potřebuje (např. role, média, fotografie, kontakty).

⚙️ Online administrace

Vše se spravuje v přehledné administraci:

• zakládání nových akcí a kapacit,
• přidávání a schvalování účastníků,
• editace a exporty,
• přehledné filtry a statistiky,
• správa cateringu a dalších služeb.

💳 Podpora na místě

Naše technické zázemí zahrnuje:

• tisk akreditačních karet,
• laminaci a evidenci účastníků,
• čtecí terminály s kontrolní aplikací,
• zaškolení personálu a asistenci při registraci.

 

Čtecí terminály s kontrolní aplikací

Terminály fungují online i offline.
Při načtení QR kódu se okamžitě zobrazí informace, zda má konkrétní účastník přístup do dané zóny (např. PRESS centrum, backstage apod.).
Vše se po připojení na Wi-Fi automaticky synchronizuje do databáze.

 

Příklad akreditačního procesu

1. Pořadatel rozešle pozvánky s odkazem na registrační formulář.
2. Akreditovaný účastník vyplní údaje a odešle žádost.
3. Pořadatel schválí nebo zamítne akreditaci v administraci.
4. Po schválení systém automaticky připraví tisk akreditační karty.
5. Na místě je karta vydána a ostraha kontroluje vstup přes terminál.

 

A to není všechno!

Akreditační systém ENIGOO nabízí i další chytré funkce, které vám ulehčí organizaci akce:

👤 Uživatelské účty v administraci – možnost přidělit přístup jednotlivým členům týmu podle jejich role.

🍽️ Evidence a výběr jídel pro staff – přehledný systém pro správu stravování zaměstnanců, brigádníků či produkce.

🅿️ Evidence parkování – jednoduchý přehled o přidělených parkovacích místech pro jednotlivé akreditované osoby.

📰 Akreditace médií a novinářů – snadná registrace a schvalování zástupců tisku.

🧾 Evidence brigádníků a pomocného personálu – kompletní přehled o všech, kdo se na akci podílejí.

🎟️ Univerzální režim akreditací – systém zvládne návštěvníky, personál i partnery v jednom prostředí.

 

Bezpečnost a GDPR

Veškeré údaje jsou zpracovány v souladu s GDPR.
Každý přístup je logován, data jsou uložena bezpečně a přístupná pouze oprávněným osobám.
Tím pořadatel získává plnou kontrolu nad daty i přehled o historii všech akreditovaných osob.

👉 Kontaktujte nás pro více informací na academy@enigoo.cz.