Na konferencii Forum Elektromobilita 2025 sme mali možnosť predviesť, ako môže vyzerať plne digitalizovaný proces akreditácií. Počas dvoch dní prešlo akreditačným centrom niekoľko stoviek účastníkov – od médií a partnerov po technické tímy – a celý proces bežal rýchlo, prehľadne a bez papierovania.

Čo akreditačný systém rieši

Hlavným cieľom je efektívne riadenie a kontrola akreditácií. Systém prepojuje niekoľko krokov do jedného rozhrania:

• online prihlasovací formulár,
• schvaľovanie účastníkov,
• tlač a evidenciu akreditačných kariet,
• kontrolu vstupov cez čítacie terminály,
• štatistiky a export dát.

Ďalším prínosom je tvorba bezpečnej databázy akreditovaných osôb – v súlade s GDPR – ktorá umožňuje ďalšiu prácu s médiami a partnermi.

Z čoho sa systém skladá

📝 Online formulár

Každé podujatie môže mať vlastný prihlasovací formulár prispôsobený typu účastníkov. Je responzívny, prehľadný a umožňuje zber presne tých dát, ktoré organizátor potrebuje (napr. roly, médiá, fotografie, kontakty).

⚙️ Online administrácia

Všetko sa spravuje v prehľadnej administrácii:

• zakladanie nových podujatí a kapacít,
• pridávanie a schvaľovanie účastníkov,
• editácia a exporty,
• prehľadné filtre a štatistiky,
• správa cateringu a ďalších služieb.

💳 Podpora na mieste

Naše technické zázemie zahŕňa:

• tlač akreditačných kariet,
• lamináciu a evidenciu účastníkov,
• čítacie terminály s kontrolnou aplikáciou,
• zaškolenie personálu a asistenciu pri registrácii.

Čítacie terminály s kontrolnou aplikáciou

Terminály fungujú online aj offline. Pri načítaní QR kódu sa okamžite zobrazí informácia, či má konkrétny účastník prístup do danej zóny (napr. PRESS centrum, backstage a pod.). Všetko sa po pripojení na Wi-Fi automaticky synchronizuje do databázy.

Príklad akreditačného procesu

1. Usporiadateľ rozosieľa pozvánky s odkazom na registračný formulár.
2. Akreditovaný účastník vyplní údaje a odošle žiadosť.
3. Usporiadateľ schváli alebo zamietne akreditáciu v administrácii.
4. Po schválení systém automaticky pripraví tlač akreditačnej karty.
5. Na mieste je karta vydaná a ochranka kontroluje vstup cez terminál.

A to nie je všetko!

Akreditačný systém ENIGOO ponúka aj ďalšie inteligentné funkcie, ktoré vám uľahčia organizáciu podujatia:

• 👤 Užívateľské účty v administrácii – možnosť prideliť prístup jednotlivým členom tímu podľa ich roly.
• 🍽️ Evidencia a výber jedál pre staff – prehľadný systém na správu stravovania zamestnancov, brigádnikov či produkcie.
• 🅿️ Evidencia parkovania – jednoduchý prehľad o pridelených parkovacích miestach pre jednotlivé akreditované osoby.
• 📰 Akreditácia médií a novinárov – jednoduchá registrácia a schvaľovanie zástupcov tlače.
• 🧾 Evidencia brigádnikov a pomocného personálu – kompletný prehľad o všetkých, ktorí sa na podujatí podieľajú.
• 🎟️ Univerzálny režim akreditácií – systém zvládne návštevníkov, personál aj partnerov v jednom prostredí.

 

Bezpečnosť a GDPR

Všetky údaje sú spracované v súlade s GDPR. Každý prístup je logovaný, dáta sú uložené bezpečne a prístupné iba oprávneným osobám. Tým usporiadateľ získava plnú kontrolu nad dátami aj prehľad o histórii všetkých akreditovaných osôb.