Auf der Konferenz Forum Elektromobilita 2025 hatten wir die Gelegenheit zu demonstrieren, wie ein voll digitalisierter Akkreditierungsprozess aussehen kann. Im Laufe von zwei Tagen passierten mehrere hundert Teilnehmer – von Medien und Partnern bis hin zu technischen Teams – das Akkreditierungszentrum, und der gesamte Prozess lief schnell, übersichtlich und völlig papierlos ab. 🎥 Schauen Sie sich das Video von der Veranstaltung an, in dem wir alles im Live-Betrieb zeigen.

Was das Akkreditierungssystem löst

Das Hauptziel ist die effiziente Verwaltung und Kontrolle von Akkreditierungen. Das System bündelt mehrere Schritte in einer einzigen Benutzeroberfläche:

• Online-Anmeldeformular,
• Genehmigung der Teilnehmer,
• Druck und Erfassung von Akkreditierungsausweisen,
• Zutrittskontrolle über Lese-Terminals,
• Statistiken und Datenexport.

Ein weiterer Vorteil ist die Erstellung einer sicheren Datenbank akkreditierter Personen – in Übereinstimmung mit der DSGVO –, die eine weitere Zusammenarbeit mit Medien und Partnern ermöglicht.

Woraus das System besteht

📝 Online-Formular

Jede Veranstaltung kann ein eigenes Anmeldeformular haben, das an den jeweiligen Teilnehmertyp angepasst ist. Es ist responsiv, übersichtlich und ermöglicht die Erfassung genau der Daten, die der Veranstalter benötigt (z. B. Rollen, Medien, Fotos, Kontakte).

⚙️ Online-Administration

Alles wird in einer übersichtlichen Verwaltungskonsole gesteuert:

• Anlegen neuer Veranstaltungen und Kapazitäten,
• Hinzufügen und Genehmigen von Teilnehmern,
• Bearbeitung und Exporte,
• übersichtliche Filter und Statistiken,
• Verwaltung von Catering und weiteren Dienstleistungen.

💳 Support vor Ort

Unsere technische Infrastruktur umfasst:

• Druck von Akkreditierungsausweisen,
• Laminierung und Registrierung der Teilnehmer,
• Lese-Terminals mit einer Kontroll-App,
• Personalschulung und Unterstützung bei der Registrierung.

Lese-Terminals mit Kontroll-App

Die Terminals funktionieren sowohl online als auch offline. Beim Scannen eines QR-Codes wird sofort angezeigt, ob der jeweilige Teilnehmer Zugriff auf die entsprechende Zone hat (z. B. PRESS-Zentrum, Backstage usw.). Sobald eine WLAN-Verbindung besteht, wird alles automatisch mit der Datenbank synchronisiert.

Beispiel des Akkreditierungsprozesses

1. Der Veranstalter versendet Einladungen mit einem Link zum Registrierungsformular.
2. Der akkreditierte Teilnehmer füllt die Daten aus und sendet den Antrag ab.
3. Der Veranstalter genehmigt oder lehnt die Akkreditierung in der Administration ab.
4. Nach der Genehmigung bereitet das System automatisch den Druck des Akkreditierungsausweises vor.
5. Vor Ort wird der Ausweis ausgegeben, und das Sicherheitspersonal kontrolliert den Einlass über das Terminal.

Und das ist noch nicht alles!

Das ENIGOO-Akkreditierungssystem bietet noch weitere clevere Funktionen, die Ihnen die Organisation der Veranstaltung erleichtern:

• 👤 Benutzerkonten in der Administration – Möglichkeit, einzelnen Teammitgliedern je nach ihrer Rolle Zugriffsrechte zuzuweisen.
• 🍽️ Erfassung und Essensauswahl für das Personal (Staff) – ein übersichtliches System zur Verwaltung der Verpflegung von Mitarbeitern, Aushilfen oder der Produktion.
• 🅿️ Parkplatzerfassung – eine einfache Übersicht über die zugewiesenen Parkplätze für die einzelnen akkreditierten Personen.
• 📰 Medien- und Journalistenakkreditierung – einfache Registrierung und Genehmigung von Pressevertretern.
• 🧾 Erfassung von Aushilfen und Hilfspersonal – vollständiger Überblick über alle, die an der Veranstaltung mitwirken.
• 🎟️ Universeller Akkreditierungsmodus – das System verwaltet Besucher, Personal und Partner in einer einzigen Umgebung.

Sicherheit und DSGVO

Alle Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet. Jeder Zugriff wird protokolliert, die Daten werden sicher gespeichert und sind nur autorisierten Personen zugänglich. Dadurch erhält der Veranstalter die volle Kontrolle über die Daten und einen vollständigen Überblick über die Historie aller akkreditierten Personen.